Elektroniske bilag reducerer tidsforbrug og tastefejl

 

​Kunder og systemleverandører er begejstrede for Nets’ nye løsning i Betalingsservice plus. Den erstatter de fysiske bilag med elektroniske bilag, som modtageren får sammen med sin betalingsoversigt. Det nedbringer kundernes tidsforbrug og risikoen for fejlindtastninger markant. I TDC’s Ejendomsadministration er over halvanden meter bilag blevet til filer, som kræver næsten 1.600 timer mindre om året.

​I augusts Pay Attention kunne vi løfte sløret for en løsning, der kommer alle Betalingsservice plus-kunder til gode. Mange kunder har set frem til den nye løsning, der erstatter de tidligere fysiske bilag med elektroniske – og 1. november gik den i luften.

 

Bilag i kvindehøjde

Både kunder og systemleverandører har taget særdeles godt imod de elektroniske bilag – også selvom løsningen har medført, at kunderne skal tilpasse deres ERP-systemer, så de kan håndtere flere elektroniske data.

 

– Vi modtager over 60.000 opkrævninger om året, og det bliver til rigtig mange bilag. Faktisk kunne vi mønstre en bunke af fysiske bilag, der var lige så høj som en gennemsnitlig kvinde – 164 centimeter. Hver måned. Det var naturligvis en stor mængde data at håndtere manuelt, fortæller Steen Kamp Simonsen, der er sektionschef i TDC's ejendomsadministration. 

 

Fra tidsrøver til hurtig behandling

Da TDC endnu modtog sine opkrævningsbilag med post, brugte virksomheden i omegnen af 1-2 minutter på at behandle hvert eneste bilag – altså hvad der svarer til cirka 1.600 timer om året. Med de nye elektroniske bilag bruger TDC kun samlet set omkring en halv time om måneden på filbehandlingen. Og det må siges at være en markant forbedring. 

 

– Med den nye løsning følger bilag og regning hinanden, og bilaget i pdf er meget nemt at downloade. Det betyder, at det nu er langt nemmere at sammenkøre data, hvilket naturligvis sparer os en masse tid, penge og frustrationer – og minimerer risikoen for fejl, uddyber Steen Kamp Simonsen.

 

Han hæfter sig desuden ved, at overgangen til elektroniske bilag er kørt forbløffende smertefrit og med god adgang til hjælp hos både Nets og ITR Data, der er TDC's systemleverandør. Nu savner Steen Kamp Simonsen kun én ting:

 

– Jeg håber da, at de sidste forsyningsselskaber hurtigt rykker over på løsningen, for den giver et væsentligt løft til kundeoplevelsen.  

 

Systemmæssig landvinding

Også hos ITR Data, der er softwareleverandør og blandt andet udvikler integrationsløsningen ITR BS Plus til Betalingsservice plus, vækker de elektroniske bilag glæde. 

 

- Med vores integrationsløsning til Betalingsservice plus kan en virksomhed bogføre sine opkrævninger automatisk og i alle ønskede detaljer, så de bogførte bilag ikke skal efterbehandles. Tidligere skulle papirbilagene indscannes for at blive behandlet, men nu modtager kunderne dem elektronisk, så de nemt kan indgå i den automatiske bogføring. Det er virkelig en landvinding, forklarer Egon Nyerup Rasmussen, der er direktør i ITR Data.

 

Nye systemer er nødvendige

Den elektroniske Medsend bilag-løsning betyder, at mange kunder skal tilpasse deres ERP-system. Hos ITR Data har man foretaget en kraftig udbygning af den eksisterende løsning, så den nu kan håndtere de flere elektroniske data. Og det sker uden merregning til ITR Datas kunder, der blot skal acceptere den softwareopdatering, de modtager i systemet, og så ellers følge den vejledning, som ITR Data har sendt.  

 

– De elektroniske bilag fra Nets betyder, at vi som softwareleverandør nu kan tilbyde vores kunder et endnu bedre produkt. Den nye løsning er langt nemmere at håndtere, og både kundens bogholder og de enkelte godkender-filialer får nu et fantastisk overblik over advisering og bilag i et virkelig flot format. Det er et setup, som vi er meget glade for at præsentere for vores kunder, fortæller Egon Nyerup Rasmussen.    

 

Er du i tvivl om, hvordan du skal forholde dig til de elektroniske bilag? Så kontakt Peter Brun på 44 89 73 11 eller på e-mail.

 

​Betalingsservice Plus
Telefon, el, forsikringer, abonnementer og… 
 
Din virksomhed modtager nok mange tilbagevendende regninger, og I betaler sikkert mange af dem via Betalingsservice. 

 
Betalingsservice har udviklet en særlig løsning, der hedder Betalingsservice plus. Med løsningen kan du automatisere hele håndteringen og betalingen af de faste regninger. 

 
I slutningen af hver måned modtager du en leverance over, hvilke betalinger der bliver gennemført den kommende måned.