Close countries panel

Select country

For solutions in a specific country please visit our local website

TDC

TDC's HR-afdeling har opnået større fleksibilitet og et hurtigere flow i arbejdsgangen, når de sender og arkiverer personaledokumenter.

I en virksomhed af TDC’s størrelse skal HR-afdelingen håndtere en anselig mængde dokumenter, som skal sendes frem til den enkelte medarbejder, og i mange tilfælde er signering af dokumentet en del af processen.

Tidligere gjorde TDC, ligesom mange andre virksomheder, denne proces manuelt. Typisk var arbejdsgangen, at en kontrakt blev udarbejdet, printet, underskrevet, sendt med post til modtageren, som så underskrev den og sendte retur i en medsendt kuvert.Herefter kunne dokumentet arkiveres i den pågældende medarbejders fysiske personmappe.

I 2015 valgte telegiganten at se sig om efter en anden løsning og på muligheden for at digitalisere processen.

– Vi vil gerne være med på digitaliseringsbølgen. Og det inkluderer blandt andet at sende ansættelsesaftaler og breve i e-Boks frem for hjem i medarbejderens postkasse på privatadressen. Det er fremtiden, og den vil vi være del af, siger Jytte Hedegaard, der er afdelingschef for HR Services i TDC.

 

Hurtigere svar

Valget faldt på Nets Share Direct, en cloud-baseret Plug-and-Play-løsning, som giver mulighed for nemt
og hurtigt at sende ansættelsesaftaler og andre dokumenter direkte til modtagerens e-Boks.

TDC’s HR-afdeling gik i luften med løsningen i marts 2016 og har i det første år skiftet turen til medarbejdernes private postkasser ud med et tryk på ’send’-knappen mindst 6.000 gange. Ændringen kan mærkes – på flere parametre:

– Vi får generelt et hurtigere flow i sagshåndteringen. Modtageren har syv dage til at signere en ansættelsesaftale i e-Boks. Hvis vi sender en aftale af sted om formiddagen, er den ofte signeret om aftenen, siger Jytte Hedegaard, som også nævner opnåede besparelser på forsendelsesomkostningerne – dog vil der fremover være omkostninger til opbevaring i det digitale personalearkiv.

 

Alt-i-ét arkiv skaber fleksibilitet i hverdagen

TDC har som mange andre valgt et koble et e-arkiv til Nets Share-løsningen.

–Arkivet gør, at dokumenterne er samlet ét sted, og på den måde undgår vi som virksomhed at have fysiske personmapper på forskellige lokationer, forklarer Jytte Hedegaard og fremhæver tiltaget som en stor fordel i hverdagen, når opgaverne løses fra forskellige arbejdsstedsadresser.

– Når vi sender ansættelsesaftaler i e-Boks og medarbejderen har signeret aftalen, så arkiverer aftalen sig helt automatisk i medarbejderens digitale personmappe. Det er jo virkelig smart! Hun fortsætter:

– Det er en fleksibilitet, vi ikke tidligere havde. Vores gruppe betjener HR Helpdesk, hvortil vores ledere og medarbejdere dagligt kan kontakte os, så her er det en stor fleksibilitet, at kollegaer, der betjener Helpdesken, kan undersøge henvendelsen i den digitale personmappe, uanset om den medarbejder, der besvarer henvendelsen, befinder sig i København eller i Aarhus.

 

Et system, der hjælper med at overholde lovgivningen

Udgangspunktet for at vælge Nets Share var et ønske om at digitalisere HR-afdelingens forsendelses- og arkiveringsprocesser, men den nye persondataforordning, som trådte i kraft i maj 2018, spillede også en rolle.

– Vi kunne hurtigt se, at Nets Share også er den rigtige løsning i forhold til den nye lovgivning. Vi stod med 7.000 personmapper, som gennem årene var blevet fyldt med dokumenter, og vi var klar over, at den arkiverede data ikke matchede persondataforordningen. Kravene til dokumentation og registrering er blevet strammere, og vi skal for eksempel have helt styr på, hvor persondata om medarbejderne er gemt – og ikke mindst være sikker på, at vi ikke gemmer personfølsomme oplysninger i længere tid, end vi må. Så det var vigtigt, at vi fik et digitalt system, der kunne styre, hvad vi gemmer, og hvad vi sletter. Det får vi med Nets Share, forklarer Jytte Hedegaard.

 

Et godt forarbejde gav pote

Hun fortæller, at der lå en opgave for TDC i at udvælge og kategorisere de dokumenttyper, der skal anvendes i forbindelse med fremsendelse til e-Boks /arkivet. Herunder netop også at definere, hvornår forskellige typer af dokumenter skal slettes. En anden vigtig opgave i indkøringsprocessen var udarbejdelse af en grundig vejledning til de medarbejdere, som er kernebrugere af systemet i hverdagen.

– Det er klart, at det ændrer nogle interne arbejdsgange, når man digitaliserer ellers håndholdte opgaver. Så et godt forarbejde er alfa og omega. Vi oplevede Nets som en god sparringspartner, der hjalp os godt i gang. Vi er godt tilfredse med, at vi tog beslutningen. Lige nu arbejder vi sammen med Nets på flere anvendelsesmuligheder, som vi vil koble på løsningen, efterhånden som vi er klar til det.

Kontakt os